Spis treści:

W każdym biznesie istnieje ryzyko wystąpienia nieporozumień między kontrahentami. Relacje na linii najemca – wynajmujący z całą pewnością nie należą do najłatwiejszych, aczkolwiek utrzymanie poprawnych relacji między nimi wielokrotnie zdusza konflikt już w zarodku.

Kiedy pojawia się spór, kluczem do jego rozwiązania zawsze są mediacje i wykazanie chęci znalezienia wspólnego wyjścia z zaistniałej sytuacji. Dlatego pierwszym sposobem na rozwiązanie konfliktów jest ich unikanie – budowanie relacji, dzięki poznaniu potrzeb i oczekiwań każdej ze strony transakcji.

Umowę najmu należy traktować jako zabezpieczenie na ewentualność złych sytuacji.

1. Jak unikać sporów z najemcami?

Wiele sporów wynika z niejasnych zapisów zawartych w umowie najmu lub (o zgrozo) zawieraniu umowy najmu w formie ustnej. Obustronne zrozumienie i zaakceptowanie warunków najmu w formie pisemnej jest podstawową linią obrony i zabezpieczenia się najemcy oraz wynajmującego. W tym miejscu zaznaczmy jednoznacznie, że obie strony transakcji mają swoje prawa i obowiązki, które należy szanować.

Istnieje kilka spraw jakie każdy wynajmujący powinien sobie uświadomić zanim dojdzie do podpisania umowy. Przede wszystkim sam fakt posiadania dokumentu w formie pisemnej jest podstawą do rozliczeń z Urzędem Skarbowym, a to już pierwsza składowa unikania sporów. Po drugie, szczegółowe zapisy zawarte w umowie, zapewniają kontrolę nad posiadaną nieruchomością i są zabezpieczeniem na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.

Każdą kolejno podpisywaną umowę należy traktować w sposób odrębny i dostosowany do konkretnego najemcy, gdyż istnieje wiele składowych wpływających na jej treść i ustalenia. Przede wszystkim warto dogłębnie przemyśleć rodzaj zastosowanej umowy, ponieważ istnieją jej trzy podstawowe typy: okazjonalna, instytucjonalna oraz „zwykła”. Różnice pomiędzy poszczególnymi dokumentami zostały opisane w osobnym artykule.

Pod tym linkiem przeczytasz szczegółowe informacje: https://akademia.mieszkanicznik.org.pl/blog/co-to-jest-umowa-najmu-okazjonalnego-umowa-najmu-instytucjonalnego-i-czym-się-roznia-te-umowy.

2. Jakie informacje powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa najmu?

Dobrą inwestycją jest przede wszystkim poświęcenie czasu na skrupulatne przygotowanie zapisów w umowie. Z całą pewnością zaowocuje to doskonałym zabezpieczeniem interesów obu stron i prawidłową ochroną posiadanej nieruchomości. W dokumencie warto dokładnie określić czas trwania umowy, jej zakres oraz przedmiot - wynajmować można pokój, lokal użytkowy, dom, powierzchnię oraz całe mieszkanie. Niezbędny jest zapis o wysokości kaucji, sposobie jej uiszczenia oraz zwrotu lub ewentualnych powodach jej zatrzymania. Należy ściśle opisać zasady wizyt właściciela lokalu (pełnomocnika właściciela), pamiętając, że ma on prawo przekroczenia progu wynajmowanego mieszkania wyłącznie za zgodą najemcy.

Dobrą praktyką jest fotografowanie lokalu przed oddaniem go w ręce najemcy i załączanie takowej dokumentacji do umowy. Jest to podstawa do roszczenia żądań do przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego, w przypadku spostrzeżenia zniszczeń lub modyfikacji, których umowa najmu nie przewidywała. Coraz częściej spotyka się w umowach punkt dotyczący konserwacji sprzętu AGD i RTV oraz poprawnego wentylowania lokalu.

3. Jakich danych wrażliwych może żądać właściciel lokalu?

Przede wszystkich w celu weryfikacji wiarygodności najemcy warto zaczerpnąć o nim wiedzy w BIK lub KRS (coraz częściej również w mediach społecznościowych). Wynajmujący ma prawo żądać wglądu do dokumentu tożsamości, dokumentu potwierdzającego posiadanie regularnych dochodów potencjalnego najemcy i/lub potwierdzenia zatrudnienia.

Nikogo już nie powinno dziwić, iż dobrą praktyką jest posiadanie referencji od poprzednich wynajmujących oraz osób, które mogą potwierdzić prawdomówność strony umowy. Każdy sposób weryfikacji, który może uwiarygodnić tożsamość najemcy, jest wskazany i działa na korzyść obu stron.

4. Co to jest sąd arbitrażowy?

Mimo wszelkich środków prewencyjnych, zdarzają się sytuację, gdy jedna ze stron nie wywiązuje się z warunków podpisanej wcześniej umowy – na przykład zalega z płatnościami za czynsz. W takim przypadku pierwszym działaniem jakie należy podjąć są mediacje i próba wspólnego ustalenia harmonogramu spłat zadłużenia.

Dialog jest bardzo często najprostszym i najskuteczniejszym sposobem rozwiązywania sporów. Niejednokrotnie występują niestety sytuacje dyskusyjne, które rozwiązać może sąd arbitrażowy.

Zapis arbitrażowy ma postać dodatkowego paragrafu z umowie najmu i wyłącznie na jego podstawie można skorzystać z jego pomocy. Ten szczególny rodzaj sądu ma uprawnienia podobne do uprawnień sądu powszechnego, jednak nie jest sądem w rozumieniu ustawy o sądownictwie.

Sąd arbitrażowy jest sposobem polubownego rozstrzygania sporów. Polega na krótkim czasie postępowania, jest prosty i otwarty dla wszystkich stron konfliktu. Wszystkie postępowania prowadzone przez sąd arbitrażowy są niejawne. Na podstawie wyroku opisywanego sądu, uzyskuje się w sądzie powszechnym klauzulę wykonalności, a następnie sprawę można egzekwować. Wyrok sądu arbitrażowego ma taką samą moc prawną, jak wyrok sądu powszechnego.

5. Czy istnieją spory, których nie da się rozstrzygnąć polubownie?

Na to pytanie można odpowiedzieć w jeden sposób – to zależy od woli obu stron konfliktu oraz sposobu komunikowania swoich oczekiwań, praw i obowiązków. Każdy człowiek chce być traktowany z szacunkiem i tym szacunkiem powinien się odwdzięczać. Jest to jednak spojrzenie idylliczne i zawsze można oczekiwać zderzenia się z oporem i brakiem chęci współpracy.

Należy klarownie podkreślić, że do obowiązków wynajmującego oraz najemcy należy przede wszystkim przestrzeganie warunków umowy. Istnieją jednak przypadki zakłócania przestrzeni wspólnej nieruchomości (patio, klatka schodowa, parking) i wykazywania braku kultury osobistej w stosunku do sąsiadów czy też obsługi obiektu.